Política de Tratamiento
de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Marco Legal

La presente Política se expide en cumplimiento de:

• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales en Colombia.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Ley 527 de 1999 — Acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.

3. Datos Personales que Recolectamos

En el marco de la prestación del servicio de gestión de cumplimiento ambiental, Cyal recolecta los siguientes datos personales:

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades:

1. Crear y gestionar la cuenta del usuario en la plataforma Cyal.
2. Prestar el servicio de diagnóstico y seguimiento de cumplimiento ambiental.
3. Generar reportes de cumplimiento personalizados según el CIIU y la ubicación de la empresa.
4. Enviar alertas y notificaciones sobre obligaciones ambientales próximas a vencer.
5. Identificar la autoridad ambiental competente (CAR, SDA u otra) según la ubicación registrada.
6. Verificar la identidad del representante legal mediante los documentos de constitución cargados.
7. Mejorar el servicio mediante análisis agregados y anónimos de uso de la plataforma.
8. Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
9. Gestionar el soporte técnico y atención al cliente.
10. Enviar comunicaciones comerciales relacionadas con el servicio, siempre que el usuario haya otorgado su consentimiento expreso.

5. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviar su solicitud al correo privacidad@cyal.co indicando su nombre completo, número de documento, descripción de la solicitud y medio de contacto para respuesta. Cyal dará respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

6. Transferencia y Transmisión de Datos

Cyal no vende, alquila ni comparte datos personales con terceros con fines comerciales. Los datos únicamente podrán ser transferidos o transmitidos en los siguientes casos:

• A proveedores de infraestructura tecnológica (servicios de alojamiento en la nube) bajo acuerdos de confidencialidad y con las garantías exigidas por la ley colombiana.
• Cuando exista una obligación legal o requerimiento de una autoridad judicial o administrativa competente.
• Con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos.

En todos los casos de transferencia internacional, Cyal garantizará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos o que existan garantías contractuales suficientes.

7. Medidas de Seguridad

Cyal implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información personal contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Entre estas medidas se encuentran:

• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hash seguros (bcrypt).
• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS.
• Autenticación con tokens JWT de corta duración y tokens de renovación.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) que limita el acceso a la información según el perfil del usuario.
• Registro de auditoría de todas las acciones realizadas en la plataforma.
• Copias de seguridad periódicas de la información.

8. Tiempo de Conservación

Los datos personales serán conservados por el tiempo que sea necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados y durante el tiempo que la ley colombiana exija su conservación. Una vez finalizada la relación contractual con el usuario:

• Los datos de identificación y documentos serán conservados por un período de cinco (5) años, en cumplimiento de las normas tributarias y comerciales colombianas.
• Transcurrido dicho plazo, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.
• El usuario puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos, sujeto a las limitaciones legales aplicables.

9. Consentimiento

Al crear una cuenta en la plataforma Cyal y marcar la casilla de aceptación durante el proceso de registro, el usuario otorga su consentimiento libre, previo, expreso e informado para el tratamiento de sus datos personales conforme a la presente Política.

Este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento mediante solicitud escrita a privacidad@cyal.co. La revocación del consentimiento no afectará la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad a la revocación.

10. Modificaciones a la Política

Cyal se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados al usuario mediante correo electrónico registrado con un mínimo de quince (15) días hábiles de anticipación a su entrada en vigor. El uso continuado de la plataforma después de dicha notificación constituirá aceptación de los cambios.

11. Autoridad de Control

El titular de los datos que considere que Cyal ha infringido sus derechos puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de velar por el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en Colombia.

Sitio web SIC: https://www.sic.gov.co

12. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o queja relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos en: